Vous envisagez de prendre un stagiaire au sein de votre entreprise mais vous ne connaissez pas vraiment la réglementation autour de cette pratique ? Alors cet article est fait pour vous ! On vous explique rapidement les choses essentielles à savoir pour accueillir un stagiaire.

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Qu’est-ce qu’un stage ?

Le stage est une période temporaire de mise en situation en milieu professionnel au cours de laquelle un(e) étudiant(e) peut développer ses compétences professionnelles et mettre en application les acquis de sa formation. S’inscrivant généralement dans le processus de validation d’un diplôme ou d’une certification, un stage favorise également l’insertion professionnelle des jeunes arrivant sur le marché du travail.

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Les règles du stage

L’encadrement d’un stagiaire

Pour accueillir une personne en stage, il faut nécessairement qu’elle suive un cursus scolaire de 200h minimum et qu’elle bénéficie d’un double encadrement :

• Par un tuteur académique issu des équipes pédagogiques de l’établissement
• Et par un tuteur au sein de l’organisme chargé de l’accompagnement du stagiaire

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La convention de stage  

Toutes les parties, dont le stagiaire lui-même, doivent obligatoirement remplir et signer une convention de stage. Cette dernière mentionne notamment :

• Les informations relatives à l’établissement et à l’organisme d’accueil, ainsi que celles des tuteurs respectifs,
• Les activités confiées au stagiaire et les compétences à acquérir,
• Les paramètres du stage comme les dates de début et de fin, la durée hebdomadaire de présence du stagiaire, ou encore sa rémunération (appelée gratification),
• Les informations légales mentionnées dans le code du travail concernant les droits du stagiaire.

Vous pouvez retrouver le détail des mentions obligatoire d’une convention de stage à l’article D124-4 du code du travail.

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La durée d’un stage

Un stage s’étend au maximum sur une période de 6 mois par organisme et par année d’enseignement. À savoir qu’un jour représente 7h de présence (consécutives ou non) et qu’un mois équivaut à 22 jours de présence (consécutifs ou non).

Attention : lorsque le stage dure plus de deux mois, l’organisme doit prévoir la possibilité de prise de congés et d’autorisation d’absence.

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Les modalités d’accueil au sein de l’entreprise

Combien de stagiaire puis-je accueillir ?

La capacité d’accueil d’une entreprise dépend de sa taille :

• Une entreprise de moins de 20 salariés peut accueillir jusqu’à 3 stagiaires en même temps,
• Les entreprises de 20 salariés ou plus peuvent accueillir jusqu’à 15% de leur effectif (en arrondissant à l’entier supérieur). Par exemple, une entreprise de 40 salariés peut accueillir en simultané 6 stagiaire maximum.

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Comment déclarer un stagiaire ?

Les stagiaires n’ayant pas de contrat de travail et n’étant donc pas considérés comme des salariés, il n’est pas nécessaire de les déclarer auprès de l’Urssaf. Il faut en revanche les mentionner dans le registre unique du personnel de l’entreprise avec leurs noms et prénoms selon leur date d’arrivée.

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Les missions à confier à un stagiaire

Un stage ayant pour objectif de permettre au stagiaire de développer des compétences professionnelles en lien avec sa formation, il convient de lui attribuer des tâches « conformes au projet pédagogique défini par son établissement d’enseignement » (article L124-1 du code de l’éducation).

Ainsi il n’est pas possible d’employer un stagiaire pour :

• Remplacer un salarié
• Exécuter une tâche régulière attribuée à un poste permanent
• Faire face à un accroissement temporaire d’activité
• Ou encore occuper un emploi saisonnier

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Aspects financiers du stage

Gratification

La gratification ou rémunération d’un stagiaire est obligatoire lorsque ce dernier effectue un stage de plus de deux mois au sein de l’organisme d’accueil, et ce, même si sa présence n’est pas continue. Le taux horaire minimum est fixé à 15% du plafond de la sécurité sociale, soit 4,05€ de l’heure.

À savoir : La rémunération d’un stage de moins de deux mois est possible mais n’est pas règlementée. Elle fait alors l’objet d’une négociation entre le stagiaire et l’organisme.

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Concernant les frais de transport

Le remboursement des frais engagés par le stagiaire pour se rendre sur le lieu du stage depuis son domicile est :

• Obligatoire à hauteur de 50% pour les frais de transports publics
• Facultatifs pour les frais de transports personnels

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Et après un stage ?

Un stage se conclut par la remise d’une attestation récapitulant la durée effective du stage ainsi que ce qui a été réalisé. De son côté le stagiaire produit un compte rendu pouvant prendre différentes formes selon les demandes de l’établissement, afin d’évaluer la qualité de son stage.

Sachez qu’il est possible d’embaucher un stagiaire à l’issu de son stage, notamment en cas de stage de fin d’étude. Il peut alors bénéficier de certains avantages : réduction de la période d’essai, prise en compte du stage dans l’ancienneté, etc.

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Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter.

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