Les beaux jours reviennent et vos salariés vous sollicitent déjà pour poser des jours de congés. Les salariés ont en moyenne cinq semaines de repos par an. Mais savez-vous comment se fait le décompte des congés payés ?  En jours ouvrés ou ouvrables ? Combien de jours sont acquis par les salariés ? Comment sont-ils décomptés ?

Suivez le guide !

La différence entre jours ouvrés et ouvrables

Sauf disposition conventionnelle, la période d’acquisition des congés payés est généralement comprise entre le 1er juin de l’année précédente et le 31 mai de l’année en cours (1^eravril N-1 au 31 mars N dans le BTP).

Au sens précis du Code du Travail, la semaine comporte 5 jours ouvrés habituellement travaillés : de lundi à vendredi.

En ce qui concerne les jours ouvrables, sont considérés les « jours qui ne sont pas fériés et qui ne sont pas légalement chômés » (habituellement le dimanche). Dans une semaine classique, sans jours fériés, on compte normalement 6 jours ouvrables, le samedi n’étant pas habituellement compté comme un jour de repos.

Un salarié acquiert ainsi des congés chaque mois en fonction de la méthode de décompte utilisée :

• 2,50 jours / mois en jours ouvrables – soit 30 jours ouvrables/an – soit 5 semaines de 6 jours
• 2,0833 jours / mois en jours ouvrés – soit 25 jours ouvrés/an – soit 5 semaines de 5 jours

Dans les deux cas les salariés bénéficient bien de 5 semaines de congés payés sous réserve de ne pas avoir eu d’absence supérieure à 4 semaines non considérée comme du travail effectif, pouvant entrainer une diminution du nombre de jours acquis (par exemple en cas de maladie, grève, congé parental à temps plein, mise à pied, congé sans solde).

Pour les salariés à temps partiel, le nombre de jours de congés payés acquis est identique que pour les salariés à temps plein. Le nombre de jours acquis n’est en effet pas réduit au prorata de la durée du travail.

Comment savoir si je dois utiliser la méthode des jours ouvrés ou ouvrables ? 

La méthode de décompte s’effectue légalement en jours ouvrables.

Mais une convention collective (CCN) peut également stipuler une autre méthode. C’est le cas par exemple de la CCN Syntec (Bureaux d’études techniques, cabinets d’ingénieurs conseil et sociétés de conseils) qui préconise une méthode de décompte en jours ouvrés.

Par ailleurs, la CCN peut prévoir un nombre de jours de congés supérieur à celui prévu par la loi, notamment en fonction de l’ancienneté du salarié.

Quelque soit le choix retenu, il ne doit pas être défavorable pour le salarié et doit lui assurer le bénéfice de 5 semaines de congés payés en cas de droit complet.

Suivi des compteurs de congés payés

Vos salariés vous demandent combien de congés payés ils leur restent ? Vous pouvez les renvoyer à leur dernier bulletin de paie, en haut à gauche :

Ce compteur indique les jours de congés acquis sur la période de référence précédente (N-1), le total déjà pris et donc le solde de CP restant à prendre avant le 31/05 de l’année de référence en cours.

Le compteur de référence en cours d’acquisition est sur la colonne « CP N ». Ces derniers seront à prendre sur la période de référence du 01/06 au 31/05 de l’année suivante ou par anticipation sur la période de référence en cours si les salariés le souhaitent.

Pour les salariés dans le secteur du BTP il convient de se rapprocher de la caisse des congés payés pour connaitre ce compteur.

Période de prise de congés 

Les 4 premières semaines de congés payés constituent le congé principal et doivent être posées dans la période du 01 mai au 31 octobre en accord avec l’employeur. Si le congé est inférieur ou égal à 2 semaines il doit être pris de façon consécutive.

Attention au fractionnement : Sous réserve de remplir les conditions suivantes :

• Avoir acquis au moins 15 jours ouvrables de congés payés ;
• Avoir pris 12 jours continus entre le 1er mai et le 31 octobre ;
• Avoir un reliquat d’au moins 3 jours ouvrables sur ce congé principal pris en dehors de la période légale de prise du congé principal.

Après le 31 octobre, s’il reste à vos salariés au moins 3 jours ouvrables de congés payés sur le congé principal (hors 5e semaine de CP), vous devrez leur attribuer des jours de congés supplémentaires, appelés communément jours de fractionnement :

• 1 jour de fractionnement s’il leur reste entre 3 et 5 jours ;
• 2 jours de fractionnement s’il leur reste au moins 6 jours en plus de leur 5e semaine.

Il est possible de déroger aux règles de fractionnement du congé principal par convention collective ou accord collectif ou si le salarié y renonce (Code du travail, art. L. 3141–19).

L’employeur peut autoriser le salarié à prendre une partie de son congé principal de 4 semaines après le 31 octobre et demander à ce dernier de renoncer aux jours supplémentaires de fractionnement.  Il est recommandé d’exiger une renonciation écrite individuelle du salarié et ce, afin d’éviter toute contestation ultérieure.

La 5^èmesemaine est prise librement par le salarié.

Les salariés doivent en principe être informés des dates de congés au moins 2 mois avant la date d’ouverture de la période de prise de congés. L’ordre des départs relève du choix de l’employeur tout en requérant le souhait de ses salariés. Les jours sont communiqués à chaque salarié et font l’objet d’un affichage dans les locaux où travaillent les salariés au moins un mois à l’avance.

Au moment de fixer l’ordre des départs en congés, vous devez tenir compte de divers critères. Le Code du travail (article L. 3141-16 b)) vous impose de prendre en compte :

• la situation de famille des bénéficiaires (qui comprend les possibilités de congé du conjoint ou du partenaire lié par un Pacs ainsi que la présence au foyer d’un enfant ou d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie),
• leur ancienneté,
• le cas échéant, leur activité chez un ou plusieurs autres employeurs.

Mais vous pouvez aussi retenir d’autres facteurs tels que les dates choisies par le salarié l’année dernière ou les périodes de vacances scolaires.

Les dates de congés peuvent être modifiés sous certaines conditions.

Les jours de congés non pris avant le 31 mai de l’année suivante ne peuvent en principe pas être reportés sur l’année suivante et sont ainsi perdus. Des exceptions existent toutefois notamment en cas d’impossibilité de prendre ses congés.

En cas d’embauche la première année, le salarié a droit aux congés anticipés : il peut donc prendre ses congés déjà acquis avant l’expiration de leur période d’acquisition.

Comment décompter les jours de congés ?

Mise en situation : 

Mon salarié X part en congés payés le vendredi 05 juillet 2019 au soir pour 2 semaines, combien de jours dois-je décompter ?

Le 1er jour de congés payés est le 1er jour pendant lequel le salarié aurait dû travailler.

Mon salarié Mr Y est à temps partiel, il travaille du lundi au mercredi matin, il souhaite partir en congé le mercredi 03 juillet 2019 au soir et revenir le 22 juillet. Combien de jours dois-je lui décompter ?

Le décompte se fait à l’identique que pour Mr X ci-dessus.

Mon salarié Mr Y est à temps partiel, il travaille du lundi au mercredi matin, il souhaite partir en congé le mardi 02 juillet 2019 au soir et revenir le 22 juillet. Combien de jours dois-je lui décompter ?

Que se passe-t-il si un jour férié chômé (non travaillé habituellement) tombe pendant les congés payés d’un de mes salarié ?

Le jour férié va alors neutraliser ce jour de CP qui ne sera donc pas déduit du compteur de CP. Cette règle vaut aussi bien pour les jours ouvrés qu’ouvrables.

Par exemple : un salarié pose une semaine de congés la semaine du lundi de Pâques. On lui décomptera, au titre des CP, 5 jours ouvrables ou 4 jours ouvrés, selon le régime.

Dans les deux cas, le salarié va économiser 1 jour de CP.

Comment calcule-t-on les indemnités de congés payés ? 

L’indemnité de congés payés se calcule sur la base de la rémunération normalement perçue par le salarié lorsqu’il travaille dans l’entreprise. Avant d’exposer les méthodes de calcul pour déterminer le montant de l’indemnité de congés payés, il est nécessaire de connaître la rémunération retenue pour la détermination des indemnités.

La rémunération de référence pour le calcul de l’indemnité de congé 

Sont pris en compte dans le calcul de l’indemnité de congés payés pour la période de référence :

• le salaire de base ;
• les majorations de salaire du fait des heures supplémentaires ou du travail de nuit ;
• le salaire de substitution versé en cas de congé maternité, paternité, arrêt maladie, arrêt travail pour cause de maladie professionnelle ou d’accident du travail, et les indemnités de congés payés de l’année précédente ;
• certaines primes (ancienneté, assiduité, astreinte, expatriation) ;
• les commissions perçues (pour les salaires assortis d’un variable) ;
• les avantages en nature.

Remarque : Certaines primes ne sont pas considérées comme un salaire, elles ne doivent pas être prises en compte dans le calcul de la rémunération de référence. Il s’agit :

• des primes de fin d’année
• des primes d’intéressement, de bilan, de participation ;
• du 13e mois

La méthode de calcul des indemnités de congés payés

Maintenant la base de rémunération établie, la loi propose deux méthodes de calcul pour les indemnités de congés payés à savoir :

• le maintien de salaire (soit la rémunération que le salarié aurait dû toucher s’il avait travaillé)
• la méthode du 1/10e de la rémunération brute perçue pendant la période de référence (appelée également provision congés payés)

La méthode de calcul retenue est celle qui est la plus favorable au salarié. De plus, le contrat de travail ou une règle d’usage dans l’entreprise peut prévoir une autre méthode de calcul plus favorable au salarié.

Exemple : Pour un salarié à 1600 € de salaire de base et qui n’a eu aucune variation de salaire ni prime et qui prend 2 semaines de congés payés :

–       En jours ouvrables : sur la méthode du maintien de salaire = 1600 / 26 (nombre de jours ouvrables moyen) x 12 jours de CP pris = 738,46 €. On compare avec le 10^èmede la rémunération qu’il a acquis sur la période de référence (1600 € x 12 mois = 19200 x 10% = 1920 € de provision pour 30 jours) soit 1920 / 30 x 12 = 768 €. Le 10^èmeest donc plus avantageux que le maintien de salaire- le salarié aura donc sur son bulletin un gain de 29,54 €.

–       En jours ouvrés : sur la méthode du maintien de salaire = 1600 / 21,667 (nombre de jours ouvrés moyen) x 10 jours de CP pris = 738,45 €. On compare avec le 10^èmede la rémunération qu’il a acquis sur la période de référence (1600 € x 12 mois = 19200 x 10% = 1920 € de provision pour 25 jours) soit 1920 / 25 x 10 = 768 €. Le 10^èmeest donc plus avantageux que le maintien de salaire- le salarié aura donc sur son bulletin un gain de 29,55 €.

En résumé, la méthode du 10^èmesera toujours plus favorable aux salariés dont la rémunération de base reste stable ou qui bénéficient de primes de résultat ou de commissions. A contrario, un salarié régulièrement augmenté à plus de 4 % de son salaire ou qui a eu des absences non rémunérées sur la période de référence se verra appliqué un maintien de son salaire actuel au moment du départ en congés, ce dernier étant plus avantageux que le 10^èmede la rémunération perçue sur la période de référence.

Le même calcul sera effectué en fonction de la provision de congés payés restant due au salarié en cas de départ de l’entreprise que ce soit un CDI ou un CDD au titre de l’indemnité compensatrice de congés payés. Pour un CDD, la prime de précarité sera incluse dans la rémunération prise en compte pour le calcul du 10^ème

Pour plus de précisions :

https://travail-emploi.gouv.fr/droit-du-travail/les-conges-payes-et-les-conges-pour-projets-pro-et-perso/article/les-conges-payes

https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F2258