Vous êtes prestataire de services ? Vous vendez des marchandises à des collectivités territoriales, établissements publics, … (aux organismes publics en général) ? Cette loi vous concerne !
Une facture est considérée comme électronique lorsqu’elle est émise et reçue sous format électronique. Également appelée facture dématérialisée, cette dernière est un outil visant à simplifier les rapports entre clients et fournisseurs. Elle peut être présentée sous différents formats : PDF, JPEG, email, page web, CSV, … Attention, une facture initialement créée sous format papier puis numérisée n’est pas considérée comme électronique.
Devenue obligatoire pour les grandes entreprises et pour les entreprises de taille intermédiaire en 2017 et 2018, la facture électronique devient au 1er janvier 2019 obligatoire pour les PME. Cette obligation ne concerne cependant que les fournisseurs du secteur public et reste encore optionnel entre entreprises du service privé.
Avoir recours à la facturation électronique
Les factures électroniques peuvent être répertoriées dans 2 grandes catégories :
- les formats non structurés (PDF par exemple)
- les formats structurés également appelés EDI (Échange de Données Informatisés) qui facilitent l’automatisation du traitement des factures.
Pour pouvoir avoir recours à la facturation électronique, l’entreprise doit pouvoir garantir l’authenticité de son origine, l’intégrité de son contenu ainsi que sa bonne lisibilité. Pour cela, il existe plusieurs solutions :
- la signature électronique (par certificat électronique qualifié),
- L’utilisation de l’échéance de données informatisées (EDI) afin de pouvoir télétransmettre les factures,
L’État a développé une solution appelée Chorus Pro, permettant le dépôt, la réception et la transmission des factures sous forme électronique.
Mentions obligatoires
Comme pour toutes factures, les factures électronique doivent obligatoirement faire apparaitre :
- l’identité de l’émetteur et du destinataire,
- Le numéro individuel d’identification à la TVA,
- La date d’émission de la facture,
- Le numéro de la facture,
- La date de vente ou de prestation du service,
- Le décompte détaillé de chaque prestation et produit fourni,
- La dénomination précise,
- Le prix unitaire hors TVA,
- Les éventuelles réduction ou majoration de prix,
- Le taux de TVA applicable,
- La somme totale à payer HT et TTC.
Les règles de conservation des factures électroniques
Il est important de prendre en compte les règles de conservation des factures.
Toute facture émise par voie électronique doit être conservée 3 ans sur un serveur informatique et 3 ans de plus sur tout autre support.
Les factures sécurisées par signature électronique doivent être conservées dans leur format original pendant 6 ans.
Les informations émises et reçues par échange de données informatisées (EDI) doivent être conservées dans leur format original pendant 6 ans.
Pour plus d’informations, n’hésitez pas à vous rapprocher de votre expert comptable.
