Une facture est une note produite par une entreprise qui récapitule l’ensemble des prestations commerciales vendues. Sa présence est impérative lorsqu’une transaction est conclue entre deux professionnels. Elle est considérée comme une preuve juridique et doit donc comporter un certain nombre de mentions obligatoires pour que l’entreprise soit en règle. 

Voici la liste de vos obligations lorsque vous créez une facture : 

• La date d’émission de la facture 

• Le numéro de la facture 

Ce numéro doit impérativement suivre une séquence chronologique continue et sans rupture et doit être visible sur l’ensemble des pages de la facture. Ce numéro peut être composé de plusieurs séries de chiffres distincts pour préciser par exemple le mois et l’année d’émission du document. 

Si un bon de commande a été établi au préalable, alors le numéro de ce bon devra apparaître sur la facture.  

• L’identité de l’acheteur 

Les coordonnées de l’acheteur doivent apparaître sur la facture, à savoir la dénomination sociale de la société (ou le nom s’il s’agit d’un particulier), l’adresse de livraison et l’adresse de facturation si celle-ci est différente.  

• L’identité du vendeur 

Les coordonnées du vendeur doivent aussi apparaître sur la facture. On doit y retrouver la dénomination sociale de l’entreprise (le nom et le prénom s’il s’agit d’un entrepreneur individuel), l’adresse du siège social et de facturation, ainsi que le numéro SIRET ou SIREN (pour les sociétés), le numéro RCS suivi de la ville où se situe le greffe compétant (pour les commerçants) ou le numéro au répertoire des métiers (pour les artisans). 

Attention, si l’entreprise vendeuse est en cours d’immatriculation, la facture doit être établie au nom de la société mais avec la mention « Siret en cours d’attribution ». 

• Le numéro d’identification à la TVA 

Le numéro d’identification à la TVA est individuel et il est obligatoire à partir du moment où le montant de la facture dépasse 150 €. Le numéro d’identification à la TVA doit également être renseigné si ce dernier est redevable de la TVA. 

• La désignation des produits ou services vendus 

Chaque produit ou service qui intègre la transaction doit être renseigné sur la facture. Doivent apparaître la nature, la référence, la quantité, le prix unitaire hors taxe (ou le taux horaire hors taxe s’il s’agit de la vente d’un service) ainsi que le taux de TVA applicable au produit. Les éventuelles remises, rabais et ristournes prévues avant la rédaction de la facture doivent aussi être écrites. 

• La somme totale à payer hors taxe ET toutes taxes comprises 

Généralement présentes en bas à droite de la facture, les sommes à payer doivent être clairement visibles et compréhensibles. Doivent apparaître la somme hors taxe, le ou les taux de TVA et le montant toutes taxes comprises. 

• Les précisions sur le paiement 

Sur la facture, il est impératif de voir apparaître le délai de paiement (ou la date limite du paiement), les potentielles escomptes en cas de paiement anticipé ainsi que les modalités de pénalités en cas de retard de paiement ou de non-paiement. À noter qu’une amende forfaitaire est fixée à 40 € au motif de frais de recouvrement en cas de retard de paiement. 

• L’existence d’une garantie légale 

Depuis juillet 2021, chaque entreprise doit renseigner l’existence d’une garantie légale de conformité et sa durée (deux ans minimum) pour certaines catégories de produits comme les appareils électroménagers, les équipements informatiques et de téléphonie, les appareils dotés d’un moteur électrique ou thermique, les articles de sports, etc. 

Que se passe-t-il en cas de non-respect des règles ? 

En cas de non-respect des obligations légales quant à la réalisation de factures, les entreprises peuvent s’exposer à des sanctions : 

• Une amende fiscale de 15 € par mention manquante pour chaque facture produite (amende plafonnée au quart du montant de la facture). 
• Une amende pouvant aller jusqu’à 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. 

Il est aussi important de savoir que chaque facture doit être conservée pendant une période de dix ans, en tant que pièce comptable. Elles peuvent être conservées en format papier ou électronique. 

En ce qui concerne les factures électroniques, elles font face aux mêmes obligations que les factures papier. Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises ont l’obligation de recourir à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics. L’État ayant l’intention de généraliser ce mode de facturation, ce dispositif sera obligatoire pour l’ensemble des transactions réalisées entres assujettis à la TVA et son déploiement sera progressif et s’effectuera entre le 1er juillet 2024 et le 1er janvier 2026. 

Si vous êtes chef d’entreprise et que vous cherchez un moyen de réaliser des factures, sachez qu’il existe de nombreux logiciels de facturation qui vous aident et vous accompagnent de la réalisation d’un simple devis jusqu’au règlement final du client. 

Si vous souhaitez plus de renseignements et de conseils quant à la facturation de votre entreprise, n’hésitez pas à contacter nos équipes !